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Die rasante weltweite Verbreitung des Internets und die fortschreitende Digitalisierung haben den Grundstein für die Entwicklung von virtueller Zusammenarbeit und virtuellen Teams gelegt. Die COVID-19-Pandemie hat diesen Trend weiter beschleunigt, indem sie Unternehmen zwang, schnell auf Remote-Arbeit umzustellen. Dies führte zu einem verstärkten Einsatz digitaler Kommunikations- und Kollaborationstools, wodurch die Akzeptanz und Implementierung virtueller Teams erheblich zunahm und zeigte, dass viele Aufgaben effektiv aus der Ferne erledigt werden können. Vor allem in den aktuellen Zeiten sich wandelnder globaler Rahmenbedingungen, die von Instabilität und Unberechenbarkeit geprägt sind, ist es wesentlich, um mit den benötigten Fachkräften schnell reagieren zu können. Von großer Bedeutung ist für Unternehmen auch die Kostenersparnis bei virtuellen Teams, die aus niedrigeren Reisekosten, Reisezeiten und Büroflächen resultiert.

Virtuelle Teams sind eine Organisationsform, deren Mitglieder zeitlich befristet, gelegentlich auch dauerhaft, mit gemeinsamen Zielen an verschiedenen Orten und eventuell zu verschiedenen Zeiten über regionale, nationale oder Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten. Sie kommunizieren überwiegend über digitale Kommunikationsmittel und verfolgen eine gemeinsame Aufgabe, die nur in Kooperation bewältigt werden kann.

Virtuelle Teams erlauben es Unternehmen, Fachkräfte standortunabhängig und länderübergreifend zusammenzubringen. Auch wenn wir derzeit in vielen Unternehmen „Return to Office Policies� sehen und die Mitarbeiter:innen an den Bürostandort zurückgeholt werden, setzt die Mehrheit der Unternehmen dennoch weiterhin auf hybride Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeiter:innen sowohl im Büro als auch remote arbeiten können. Der Trend zu virtuellen (grenzüberschreitenden) Teams und Zusammenarbeit setzt sich deshalb ungebrochen fort.

Bei der Etablierung von virtuellen Teams ergeben sich nicht nur organisatorische Fragestellungen, auch steuer-, arbeits-, und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen sind zu bedenken. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass sich für Unternehmen keine zusätzlichen Auswirkungen ergeben, wenn Mitarbeiter:innen virtuell arbeiten und sich physisch nicht bewegen. Tatsächlich können sich auch ohne physische Bewegung rechtliche Konsequenzen in verschiedenen Ländern ergeben.

Darüber hinaus ist auch bei virtuellen Teams ein minimales Ausmaß an persönlichen Treffen notwendig. Im internationalen Kontext führen diese Treffen zu Grenzüberschreitungen, die weitere komplexe Themen mit sich bringen. Unternehmen müssen sich daher nicht nur mit den organisatorischen und technischen Aspekten der virtuellen Zusammenarbeit auseinandersetzen, sondern auch die rechtlichen und steuerlichen Implikationen sorgfältig prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Einkommensteuer und Sozialversicherung

Virtuelle Teams werfen zahlreiche steuerliche Fragen auf. Zunächst stellt sich aus rechtlicher Sicht die Frage, wie man die virtuelle Zusammenarbeit einordnen kann. Dazu muss man sich das Set-up des jeweiligen Teams und die Verbindungen zwischen den Unternehmen im Detail ansehen, denn diese beiden Faktoren sind entscheidend, um zu differenzieren, ob es sich im vorliegenden Fall um eine virtuelle Entsendung oder virtuelle Arbeitskräfteüberlassung handelt. Hat man diese Abgrenzung geschafft (nach dem wahren wirtschaftlichen Gehalt), ergeben sich auf Unternehmensebene und auf Ebene der jeweiligen Mitarbeiter:innen entsprechende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen.

Arbeitsrecht und Immigration

Aus arbeitsrechtlicher Sicht sind im Zusammenhang mit virtuellen Teams die folgenden Aspekte zu beachten: Zunächst stellt sich die Frage, welches Recht auf die Arbeitsverhältnisse anwendbar ist und ob sich durch die grenzüberschreitende, virtuelle Zusammenarbeit Implikationen auf das anwendbare Recht ergeben. Ein weiterer Aspekt ist die rechtliche Einordnung der Zusammenarbeit im virtuellen Team. Handelt es sich um eine Dienstleistungserbringung, einen Werkvertrag  oder eine Arbeitskräfteüberlassung? Ist eine Matrix-Organisation vorhanden oder soll eine solche eingeführt werden?

Es ist auch bei virtuellen Teams ein minimales Ausmaß an persönlichen Treffen erforderlich. Dienstreisen ins Ausland sind in der Regel mit gewissen Verpflichtungen verbunden, die vorab zu prüfen sind. Dazu gehören z. B. die Gewährung von Diäten und Reisekostenersatz, Einhaltung arbeitsrechtlicher Mindeststandards im Gastland, Meldeplichten insbesondere i.Z.m. mit grenzüberschreitenden Entsendungen und Überlassungen, die Bereithaltung arbeitsrechtlicher Dokumente sowie gegebenenfalls die Notwendigkeit eines Visums und/oder einer Arbeitsbewilligung für das Gastland.

HR Advisory und Organisationsentwicklung

Virtuelle Teams werden besonders in Start-ups und internationalen Unternehmen zunehmend etabliert und bieten eine Reaktion auf die Herausforderungen, die sich durch Fachkräftemangel und sich ständig verändernde globale Rahmenbedingungen ergeben. Für virtuelle Teams ist es möglich, Talente weltweit zu rekrutieren und zu integrieren, wodurch ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte entsteht. Außerdem wird in virtuellen Teams oft die Expertise aus verschiedenen Regionen gebündelt, wodurch eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen in den Regionen möglich ist. Diesen Vorteilen stehen auch Herausforderungen gegenüber, so ist besonderes Augenmerk auf die Zusammensetzung der Teams, die Festlegung von Spielregeln und auf optimierte Prozesse zu legen, um Koordinationsverluste und Konflikte zu vermeiden.

Potenziale für Unternehmen ergeben sich durch virtuelle Teams zahlreich, wie Kostenersparnis, das Recruiting von Fachkräften am globalen Markt und die schnellere Reaktionsfähigkeit im Hinblick auf die Veränderung von globalen Rahmenbedingungen. Doch virtuelle Teams sind auch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Um diesen Herausforderungen bestmöglich begegnen zu können, braucht es unter anderem optimierte Prozesse, Grundsätze und Leitlinien der Zusammenarbeit.

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Maria Magdalena Ebner
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Christiane Bischoff
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